VERISUREN TIETOSUOJASELOSTE TYÖNTEKIJÖILLE
1. syyskuuta, 2022
Verisure Oy pitää yksityisyytesi ja henkilökohtaisten tietojesi suojelemista tärkeänä asiana. Tämä tietosuojaseloste kertoo sinulle, kuinka keräämme, säilytämme, käytämme, välitämme tai poistamme (käsittelemme) henkilötietojasi, jotka liittyvät työsuhteeseesi Verisure Oy:ssa (jäljempänä ”Verisure” tai ”rekisterinpitäjä”), jonka pääkonttori on osoitteessa Palkkatilanportti 1, 00240 Helsinki.
Mitä tietoja käsittelemme?
Rekisterinpitäjänä Verisure varmistaa, että tietojasi käsitellään asianmukaisesti. Voimme kerätä ja käsitellä henkilötietoja, jotka sinä työntekijänä toimitit meille työsopimuksessa tai henkilötietoja, jotka olet luovuttanut meille työsuhteesi aikana.
Käsiteltäviä henkilötietoja ovat
1. perustiedot (kuten nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, äidinkieli, kansalaisuus, sukupuoli)
2. lähiomaisen tiedot hätätapauksia varten
a. Ilmoittaessasi lähiomaisen tiedot Verisurelle, huolehdithan, että lähiomainen on tietoinen henkilötietojen käsittelystä.
3. työhakemuksen tiedot, kuten koulutustiedot ja aikaisempi työ- ja muu soveltuva kokemus, sekä mahdollisten soveltuvuusarviointien ja testien tulokset
4. työsuhteen tiedot
5. palkanlaskentatiedot (kuten pankkitili, verotus- ja muut maksutiedot)
6. kulunvalvontaa, työaikoja ja poissaoloja koskevat tiedot
7. työsuorituksiin ja työsuorituksen arviointiin liittyvät tiedot
8. työaikakirjanpitoon ja vuosilomakirjanpitoon liittyvät tiedot 9. taustatarkistusta varten tarvittavat tiedot ja niiden tulokset (kuten luottotiedot, rikosrekisteritarkistustiedot)
10. kuvatallenteet
11. puhelunauhoitteet Työtehtävistä riippuen saatamme lisäksi kerätä seuraavia tietoja:
1. ajokortti
2. tieto käytettävissä olevasta autosta
3. turvasuojaajakortti, vartijakortti
4. sähköisen ajopäiväkirja- ja laitteiston valvontajärjestelmän keräämät paikannus- ja muut tiedot
Erityiset henkilötiedot
Rekisteri sisältää terveyteen liittyviä tietoja siinä määrin, kun tiedot on kerätty sinulta itseltäsi tai suostumuksellasi muualta ja tietojen käsittely on tarpeen terveydentilaan liittyvien etuuksien suorittamiseksi taikka poissaolojen tai työkykyisyyden selvittämiseksi tai työtapaturmien/työkyvyn heikkenemisen ennaltaehkäisemiseksi laissa tarkoitetuissa tilanteissa.
Toimitiloissamme on kameravalvonta, josta syntyy kuvatallenteita, joista saattaa olla tunnistettavissa henkilöitä. Kameravalvonta on rajattu sisääntuloihin sekä hälytyskeskuksen kulkuväylille. Kameravalvontaa suoritetaan hälytyskeskuksessa.
Rekisteri voi sisältää tietoja työtehtävien suorittamiseen olennaisesti liittyvistä järjestelmistä kuten sähköposti- ja muista viestintään tarkoitetuista järjestelmistä, joihin voit myös itse lisätä tietoja. Näitä tietoja käsitellään sovellettavan lainsäädännön mukaisesti luottamuksellisesti pääasiassa tietoturvallisuuden varmistamiseksi järjestelmissä.
Miksi käsittelemme henkilötietojasi ja mitkä ovat oikeudelliset perusteet siihen?
Tietojenkäsittelyn peruste on oikeudellisten velvoitteiden hoitaminen sekä oikeutettu etu ellei seuraavassa ole muuta ilmoitettu. Ilman näitä tietoja emme välttämättä pysty täyttämään oikeudellisia velvoitteitamme:1. Työsuhteeseen liittyvien henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on työntekijöihin, työsuhteisiin sekä mahdollisiin vuokratyöntekijöihin ja muiden sopimuksen perusteella palvelusuoritteita tekeviin henkilöihin liittyvien oikeuksien ja velvollisuuksien hoitaminen sekä työnteon mahdollistaminen, kuten palkan- ja muiden maksujen maksu, henkilöstöhallinto, kirjanpito, työnjohto, kulkuoikeuksien- sekä järjestelmäturvallisuuden ja -toiminnan varmistaminen, kriisitilanteiden hoitaminen, työsuoritusten- ja työturvallisuuden arviointi, tiedotus sekä muu viestintä.
2. Käytämme tietojasi tarjotaksemme ja järjestääksemme koulutuksia sekä seurataksemme ja arvioidaksemme niiden tuloksia.
3. Turvallisuuteen liittyvien syiden johdosta, valvomme muun muassa työntekijöiden pääsyä ja kulkuoikeuksia toimitiloihin, joita Verisure/Securitas Direct käyttää (ml. käsittelemme työntekijöiden kuvia henkilökorteissa, toimitilojen videovalvonnassa jne.). Käsittelemme tietoja estääksemme ja tutkiaksemme laitonta, turvallisuuden vaarantavaa tai muuta sisäisten ohjeidemme vastaista toimintaa, jonka valvomiseen meillä on hyväksyttävä peruste.
4. Konsernin sisäisen viestinnän ja liiketoiminnan toteuttamiseksi voimme jakaa konsernin sisällä työntekijöiden yhteystietoja, työhistoriatietoja, valokuvia tai muuta työntekijän työsuoritusta koskevaa tai siihen liittyvää tietoa esimerkiksi työpaikkaa koskevassa uudelleensijoitustilanteessa tai sitä valmisteltaessa. Tapauskohtaisesti voimme myös jakaa konsernin sisäisesti valokuvia tapahtumista Intranetissä tai muissa kanavissa (näissä tilanteista työntekijää informoidaan). Voimme käyttää myös työntekijöiden tietoja lähettääksemme aika-ajoin uutiskirjeitä ja yritystiedotteita.
5. Lisäksi järjestämme yritystapahtumia ja -aktiviteetteja työaikojen puitteissa tai niiden ulkopuolella, joko Verisuren, toisen konserniin kuuluvan yrityksen tai kolmannen osapuolen toteuttamana sopimussuhteen perusteella.
6. Nauhoitamme työntekijöidemme vastaanottamia ja soittamia puheluita seuraavia tarkoituksia varten: asiakaspalvelu, puheluiden sisällön todentaminen sekä koulutuskäyttö, jotta voimme ylläpitää palvelun laatua ja työntekijöiden ammatillista kehitystä, kun olemme yhteydessä asiakkaisiin tai potentiaalisiin asiakkaisiin koskien asiakaspalvelua ja myyntiä.
7. Noudattaaksemme muita velvollisuuksia paikallisten lakien noudattamisessa esimerkiksi työehtosopimuksia sovellettaessa.
8. Sisällyttää työntekijöiden ammatillisia tietoja ja muita tietoja dokumentteihin, jotka ovat lain mukaan syytä toimittaa viranomaisille tai yrityksille, joiden kanssa Verisure on sopimussuhteessa, kuten jäljempänä tässä dokumentissa on tarkemmin määritelty.
9. Tallettaa ja säilyttää tietoja sähköposti- ja muista viestintään tarkoitetuissa järjestelmissä, joihin käyttäjät voivat myös itse lisätä tietoja. Tietojen käsittely perustuu työtehtävien hoitamiseen ja liiketoiminnan mahdollistamiseen.
10. Suostumuksen perusteella lähettääksemme markkinoinnillisia tiedotteita Verisuren tuotteisiin ja palveluihin liittyen sähköisissä kanavissa (ml. sähköposti, tekstiviesti tai muut sähköiset viestintäpalvelut).
11. Kameravalvonnan tarkoituksena on rikosten ennalta ehkäiseminen, työntekijöiden ja muiden tiloissa oleskelevien henkilökohtaisen turvallisuuden varmistaminen, omaisuuden ja tiedon suojaaminen sekä turvallisuutta tai omaisuutta vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäiseminen ja selvittäminen. Käsittelemme valvonnasta syntyneitä tallenteita ainoastaan näihin tarkoituksiin, kuten rikos- ja vahinkotapahtumien selvittelyyn sekä tarvittaessa tiloissa liikkuneiden henkilöiden tunnistamiseen. Tietojenkäsittelyn peruste on lakisääteinen oikeus.
12. Käsittelemme työntekijän työsuhteeseen liittyvia tietoja urakehityksestä, arvioinneista, vertailuista, ja tilastollisista analyyseista.
13. Ennaltaehkäisemme ja tutkimme sellaista käyttäytymistä, joka voi olla vilpillistä tai epäeettistä, tai mikä on vastoin Verisuren menettelyohjeita.
Tämän lisäksi käsitteleme sinun arkaluonteisia tietoja ao. tarkoituksiin ja oikeudellisin perustein:
1. Työsuhteeseen liittyvien henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on työntekijöihin, työsuhteisiin sekä mahdollisiin vuokratyöntekijöihin ja muiden sopimuksen perusteella palvelusuoritteita tekeviin henkilöihin liittyvien oikeuksien ja velvollisuuksien hoitaminen sekä työnteon mahdollistaminen, kuten palkan- ja muiden maksujen maksu, henkilöstöhallinto, kirjanpito, työnjohto, kulkuoikeuksien- sekä järjestelmäturvallisuuden ja -toiminnan varmistaminen, kriisitilanteiden hoitaminen, työsuoritusten- ja työturvallisuuden arviointi, tiedotus sekä muu viestintä.
2. Arvioimme työhön liittyviä ongelmia ja vaaroja.
3. Ennaltaehkäisemme ja tutkimme sellaista käyttäytymistä, joka voi olla vilpillistä tai epäeettistä, tai mikä on vastoin Verisuren menettelyohjeita.
4. Noudattaaksemme muita velvollisuuksia paikallisten lakien noudattamisessa esimerkiksi työehtosopimuksia sovellettaessa.
Tietoliikenneverkon valvonta
Verisure voi valvoa ja tutkia, kuinka sen tietoliikenneverkkoa ja työkaluja hyödynnetään. Tämä voi tarkoittaa sähköpostin tai muun tiedon tutkimista, jota säilytetään yrityksen laitteilla tai välitetään yrityksen tietoliikenneverkossa. Verisure toteuttaa tällaista valvontaa tai tutkintaa vain voimassaolevan tietosuoja- ja työlainsäädännön edellytyksin sekä noudattaen käytäntöjä konsernin IT-resurssien oikeaoppisesta käytöstä ja Group Digital Monitoring & eDiscovery Activities - standardista. Näiden käytäntöjen tarkoituksena on varmistaa, että kyseiselle tarkoituksenmukaiselle valvonta / eDiscovery toimintatavalle on edellytys ja että riittävät henkilötieto-oikeuksia, luottamuksellisuutta ja tutkinnan lahjomattomuutta suojaavat suojamekanismit ovat käytössä. [Edellytyksiä voivat olla Verisuren ITjärjestelmien ja infrastruktuurin turvallisuuden ja eheyden varmistaminen; konsernin käytäntöjen ja normaalien toimintamallien ja standardien noudattamisesta huolehtiminen; vakavan kurinpidollisen, rikollisen tai vastaavan asian tutkiminen, joka voi vahingoittaa liiketoimintaamme.] Saat lisätietoja tutustumalla konsernin käytäntöön IT-resurssien oikeaoppisesta käytöstä ja Digital Monitoring & eDiscovery Activities -standardiin.
Mistä lähteistä keräämme henkilötietosi?
Keräämme työntekijöidemme henkilötiedot lähtökohtaisesti sinulta itseltäsi, mutta suostumuksellasi saatamme kerätä lisäksi tietoja esimerkiksi taustatarkastuksen suorittajilta tai aikaisemmilta työnantajiltasi taikka muilta suosittelijoiltasi.Kenelle luovutamme henkilötietojasi?
Tietoja voidaan luovuttaa sopimuskumppaneille ja yhteistyökumppaneille, liittyen esimerkiksi toimitiloihin, kulkuneuvoihin, taloushallintoon, palkanlaskentaan, veroneuvontaan, tilintarkastukseen, matkustamiseen ja henkilöstöetuihin. Tietoja luovutetaan veroviranomaisille verotuksen toimeenpanoa varten, eläke- ja muille vakuutusyhtiöille vakuutusten ylläpitämiseksi, työttömyyskassoille sekä työvoima- ja ulosottoviranomaisille näiden lakisääteisten tehtävien toimeenpanoa varten sekä suostumuksellasi ammattiliitoille. Terveyttä koskevia tietoja voidaan luovuttaa työterveyspalvelun tuottajalle työterveyshuollon toteuttamista varten. Tietoja voidaan luovuttaa myös muihin tarkoituksiin Suomen lain mukaisesti.
Kameravalvonnassa syntyneitä kuvatallenteita voidaan luovuttaa viranomaisille, kun toimivaltainen viranomainen erikseen laissa säädetyssä tarkoituksessa vaatii yksilöityä tietoa haltuunsa.
Yhteystiedot voidaan luovuttaa konsernin sisällä työtehtävien hoitamista varten.
Koska toimintamme edellyttää taitoja ja resursseja muilta yhtiöiltä, meillä on tarve jakaa tietojasi valituille, alla listatuille vastaanottajille näiden toimintojemme suorittamiseksi. Näillä yhtiöillä on vastaavat lailliset velvoitteet meitä kohtaan tietojesi suojaamiseksi. Vaihtoehtoisesti me pysymme edelleen vastuullisina siitä, mitä nämä yhtiöt tekevät tiedoillasi. Henkilötietojasi voidaan luovuttaa salaamattomassa muodossa, tai anonymisoituna ja kootussa muodossa, tapauskohtaisesti. Vastaanottajatyyppejä, joiden kanssa jaamme tietojasi, ovat:
1. Maksupalvelujen tarjoajat kuten Nordea, joka sijaitsee Suomessa ja, jota käytämme maksuvelvoitteidemme toteuttamiseen
2. IT-järjestelmätoimittajat kuten Microsoft, joka sijaitsee Irlannissa ja, joka toimittaa meille sähköposti- ja pilvipalveluita ja, joita käytämme henkilöstöhallintoon liittyvien tietojen säilyttämiseen sekä muut IT-järjestelmä- ja tietoliikennepalvelujen tarjoajat.
3. Mikäli meidät tai merkittävän osan omaisuudestamme hankkii kolmas osapuoli, tällöin tietosi siirretään uudelle omistajalle. Mahdollista uutta omistajaa koskevat tietojesi osalta samat lait kuin meitä.
4. Mikäli myymme minkä tahansa liiketoimintamme tai omaisuuttamme kolmannelle osapuolelle, tällöin voimme paljastaa liiketoimintaan liittyvän henkilöstön tietoja tällaisen liiketoiminnan tai omaisuuden mahdolliselle ostajalle.
5. Viranomaiset tai muut lain osoittamat tahot (kuten työviranomaiset, valvovat viranomaiset, työhön liittyviä palveluja tarjoavat viranomaiset, tietosuojaviranomaiset, veroviranomaiset ja julkisia hankintoja tekevät tahot).
6. Tuomioistuimet ja muut riidanratkaisuelimet oikeusprosessin yhteydessä.
7. Vakuutus- ja rahoitusyhtiöt sekä rahastot ja säätiöt.
8. Ulkopuoliset konsultit ja yhteistyökumppanit (kuten lakimiehet, kirjanpitäjät, auditoijat ja palkanmaksajat).
9. Konserniin kuuluville yhtiöille siinä laajuudessa, kun on tarvetta henkilöstöhallinnon hoitamiseksi yhdenmukaisesti, julkaisujen ja tiedotteiden toimittamiseksi, keskitettyjen ja tehokkaiden liiketoimintaprosessien mahdollistamiseksi sekä globaalien raporttien julkaisemiseksi.
10. Koulutusammattilaisille ja -instituuteille, jotka on palkattu palvelujen tarjoamista varten siinä laajuudessa, kun on tarpeen koulutuksen ja valmennuksen järjestämiseksi, hallinnoinniksi ja valvonnaksi sekä tulosten arvioimiseksi.
11. Matkajärjestelykumppaneille (kuten matkatoimistoille, lentoyhtiöille, hotelleille ja autovuokraus yrityksille) varausten ja maksujen tekemiseksi.
12. Asiakkaille vain siinä tapauksessa, kun asiakkailla on suora kontakti työntekijään esimerkiksi hälytysjärjestelmien myynnin ja -huollon yhteydessä. Näissä tapauksissa siirrettävät tiedot ovat puhtaasti ammatillisia (kuten yhteystiedot, nimi, titteli ja muistiinpanot/muut henkilön laatimat asiakirjat asiakkuuden hoitamiseen liittyen sekä varatut tapaamiset, jotka voidaan sopia sähköisten viestintävälineiden avulla). Tämä tieto on asiakkaan saatavilla rajattuna aikana asiakaskäynnin ajankohtaan liittyen, eikä ole enää asiakkaan saatavilla tämän päivän jälkeen. Tämä tieto saatetaan jakaa sekä työntekijän että asiakkaan toimesta sosiaalisissa verkostoissa.
Henkilötietojen siirto ulkomaille
Säilytämme tietojasi Euroopan talousalueella (ETA) tai maissa, joissa on vastaava tietosuojan taso. Tällaisissa maissa on vastaavat lait kuin Suomessa koskien tietojasi.
Jakaessamme tietojasi yhtiöille, jotka sijaitsevat (i) ETA:n ulkopuolella tai (ii) maissa, joissa on vastaava tietosuojan taso, edellytämme sopimuksin näiltä yhtiöiltä, että ne käsittelevät tietojasi vastaavalta pohjalta kuin me. Tällaisissa tapauksissa varmistumme siitä, että siirrettyjä tietoja suojataan. Lisätietoja siirroista sekä kopiot siirtosopimuksista ovat pyynnöstä saatavissa meiltä.
Kuinka me suojaamme sinun henkilötietojasi?
Käytämme tarkoituksen mukaisia teknisiä ja organisatorisia suojamekanismeja suojellaksemme sinun henkilötietojasi online- sekä offline-tilassa, sisältäen pääsynhallinnan, palomuurit, verkon tunkeutumisvalvonnan ja antivirus-ohjelmiston käytön. Pyrimme kaikin keinoin suojelemaan henkilötietojasi, mutta emme voi taata, että luvaton pääsy, tietojärjestelmämurto, tiedon katoaminen tai tietojärjestelmän vuoto ei koskaan tapahdu.
Kuinka pitkään säilytämme henkilötietojasi?
Säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin niitä tarvitaan tässä selosteessa kerrottuihin tarkoituksiin ja niin kauan kuin lakien ja säännösten mukaiset säilyttämistä koskevat vaatimukset edellyttävät. Esimerkiksi työsopimuksia säilytämme kymmenen vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen mahdollisia oikeudellisia vaatimuksia varten. Kun emme enää tarvitse henkilötietojasi, poistamme ne turvallisesti henkilötietojen säilytyspolitiikkamme mukaisesti. Saat halutessasi lisätietoa säilytysajoista Tietosuojavastaavaltamme ([email protected]).
Tämän Tietosuojaselosteen päivittäminen
Voimme aika ajoin päivittää tai muuttaa tätä tietosuojaselostetta lainsäädännön tai säädöksen muuttuessa, tai kun muutamme käytäntöjä siitä, kuinka käsittelemme henkilötietoja. Ilmoitamme sinulle muutoksista materiaalissa, joka vaikuttaa sinun henkilötietoihisi, ja milloin sinun suostumuksesi vaaditaan, jotta voimme muuttaa käytäntöä käsitellä sinun henkilötietojasi. Emme ota käyttöön muutoksia käytännöissä ilman sinun suostumustasi.
Tämä tietosuojaseloste on päivitetty elokuussa 2022. Pidätämme oikeuden muuttaa tätä selostetta aika ajoin.
Mitkä ovat sinun oikeutesi?
Sinulla on oikeus saada tietoosi sinusta kerätyt henkilötiedot (kamera-, nauhoite- ja järjestelmätietojen/valvonnan osalta kuitenkin muun muassa muiden rekisteröityjen tietosuojan turvaamiseksi tai rikostutkinnan aikana tarkastusoikeus arvioidaan tapauksittain erikseen), oikeus saada rekistereissämme olevat virheet korjatuiksi, rajoitettu tietojen luovutusta koskeva kielto sekä oikeus vaatia poistamaan ne henkilötiedot, joiden käyttämiseen meillä ei enää ole lain mukaista perustetta (on kuitenkin huomattava, että työsuhteen mahdollistamiseksi joidenkin tietotojen käsittely on välttämätöntä eikä tietoja ole mahdollista poistaa päättämättä työsuhdetta ja odottamatta laissa säädetyn käsittelyaikavaatimuksen päättymistä). Sinulla on myös oikeus peruuttaa mahdolliset tietojenkäsittelyä varten antamasi suostumukset, vaatia käsittelyn rajoittamista siinä laajuudessa, kun se on yksittäistapauksissa mahdollista sekä pyytää tietojen siirtämistä kolmannelle (kuten työterveyspalvelujen tarjoajalle tai viranomaiselle).
Olet oikeutettu käyttämään oikeuksiasi lähettämällä kirjallisen pyynnön sähköpostiin [email protected]. Muistathan, että voimassaoleva lainsäädäntö voi rajoittaa näitä oikeuksia.
Jos sinulla on mitä tahansa kysymyksiä henkilötietojesi käsittelyyn liittyen, voit ottaa yhteyttä yrityksen Tietosuojavastaavaan sähköpostitse ([email protected]) koska tahansa.
Mikäli et ole tyytyväinen meiltä saamiisi vastauksiin, voit myös tehdä valvontaviranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutetulle: www.tietosuoja.fi) valituksen henkilötietojesi käsittelystä
Muut huomioitavat asiat
Mikäli tietojenkäsittely perustuu suostumukseen, suostumus kerätään aina etukäteen sekä nimenomaisesti asiasta viestien. Tässä yhteydessä tarjotaan myös tiedot käsiteltävistä henkilötiedoista, tietojenkäsittelyn perusteesta sekä muista seikoista ja tietojen suojaamisesta sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Suostumukset ovat siten tästä selosteesta erillisiä.
Yhteystiedot ja valitukset
Verisure Oy:n tietosuojavastaavana toimii Kristian Halonen. Ensisijainen yhteyshenkilö liittyen tähän selosteeseen, mukaan lukien pyynnöt käyttää rekisteröidyn oikeuksia, on paikallinen tietosuoja-asioista vastaava henkilömme. Tietosuoja-asioissa voi ottaa yhteyttä seuraavasti:
- Sähköpostitse: [email protected]
- Postitse: Verisure Oy, PL 80, 00241 Helsinki, kuoreen merkintä: ”tietosuoja”
Mikäli sinulla on reklamoitavaa tai huoli liittyen siihen, miten käsittelemme henkilötietojasi, ole hyvä ja ota yhteyttä ensisijaisesti meihin ja yritämme ratkaista asian niin pian kuin mahdollista.
Tämän tietosuojaselosteen voimaantulo ja muutokset
Tämä tietosuojaseloste on päivitetty Syyskuussa 2022. Pidätämme oikeuden muuttaa tätä selostetta aika ajoin.
Lataa PDF tästä